Šuplík je kámoš aneb pár tipů, jak v nich mít systém a pořádek

Šuplíky… 

Možná se vám to nikdy nestalo, ale mně skoro pokaždé. V nové práci, doma v nově upravené místnosti, při úklidu… zkrátka vždy, když jsem zasednul k novému pracovnímu stolu a měl k dispozici neuvěřitelný prostor s několika zásuvkami. Prakticky vždy jsem se dostal do stejné situace – bral jsem jednu věc za druhou a celkem bezmyšlenkovitě nebo dle aktuální nálady jsem jí přiřazoval místo. Základní logika byla, že první šuplík je na tužky, vizitky, apod., zatímco ten spodní byl defacto náhrada odpadkového koše, kam šly věci téměř před svou skartací. První dny vše fungovalo, nicméně po pár týdnech se člověk skoro bál šuplíky otevřít.

Úklid či renovace znamenají šanci to udělat jinak

Když se odehrála rekonstrukce mé pracovny, řekl jsem si, že věci uchopím z jiného úhlu pohledu, a to stejně, jako to mám ve svém pracovním systému. Pomohlo mi v tom umístění stolu, který mám doma v takovém výklenku.

Rozdělil jsem si veškeré “vstupy” na dvě základní skupiny:

  1. aktuální – týkající se všeho, co právě řeším
  2. archiv 

Jelikož se k mému stolu přistupuje zleva, použil jsem pro aktuální projekty levý sloupec, pro archiv sloupec pravý.

supliky

Využil jsem dnes již profláknuté metody GTD a vzal si z ní některé prvky:

  1. INBOX – první šuplík v sobě nese všechny “vstupy”, které je třeba třídit. Dávám do něj každý den vše, co není zapsáno v notesu – dokumenty, podklady, apod. Jednou týdně, případně častěji, jej projdu a roztřídím vše potřebné.
  2. ÚČETNICTVÍ – doklady, které si přebírá účetní, těm jsem věnoval samostatný prostor.
  3. ROZPRACOVANÉ ZAKÁZKY – sem dávám podklady a složky aktuálně rozpracovaných případů, kalkulací, apod., aby byly vždy po ruce. I v dnešní online době mám řadu věcí ve fyzické podobě. Velmi často se pak stane, že se hodně materiálů vyfotí, naskenuje a založí v cloudu, zbytek se zahodí nebo dá do šanonu.
  4. PODKLADY K ZAKÁZKÁM / VZORKY – občas se k zakázkám vyrábí vzorky nebo je třeba dostanu od klienta.
  5. AKTUÁLNÍ ARCHIV – sem zakládám věci, se kterými ještě budu v daném měsíci nějak pracovat. Nebo vybavené zakázky např. k fakturaci. Tento šuplík jednou měsíčně celý vysypu a roztřídím, takže je opět prázdný.

Oproti tomu pravý sloupec je opravdu příruční archiv (v GTD mluvě Reference):

  1. TECHNICKÝ – vše pro psaní poznámek a kancelářskou práci. Taková ta klasika – tužky, sponky, sešívačka a vizitky. Také archiv vizitek. Moc se to dnes nenosí, ale stále dostávám poměrně dost vizitek, takže je házím sem a jednou za čas je projdu.
  2. NÁPADY – když člověk dostane nápad, je dobře jej zaznamenat a nechat být. Čas ukáže, zda se má smysl tím zabývat. Druhý pravý šuplík tak obsahuje všemožné čmáranice, poznámky a myšlenkové mapy v takovém “Nápadníku”. Když mě něco napadne, buď si myšlenku poznamenám na kartičku nebo rozpracuji do nápadníku, který je velmi rychle při ruce. Jednou měsíčně si nápady vezmu, projdu je a oddělím zrno od plev.
  3. FIRMA – v tomto šuplíku mám důležité poznámky a archiv pro řízení firmy, diskusi s kolegy, atd.
  4. FIRMA – archivní šuplík s dokumenty, které je třeba zpracovat nebo založit
  5. ÚLOŽIŠTĚ – poslednímu šuplíku tak říkám záměrně, neboť v něm mám uložené externí disky. Provrtal jsem záda celého boxu a kabel protáhnul nahoru k notebooku, takže se mi po stole neválí žádná média, flash disky, apod. Vše je umístěno zde.

Na celý systém, který je celkem jednoduchý, jsem si musel nějakou dobu zvykat. Chvíli trvalo, než jsem začal jednotlivá místa vnímat automaticky. Dokonce jsem si nakreslil jednoduchý plánek a umístil jej na nástěnku. Hodně lidí jsem tím pobavil, ale mně to pomohlo vytvořit po letech zdá se funkční systém bez nepořádku. Dnes již s dokumenty a všemi nástroji pracuji zcela automaticky, aniž bych musel nějak výrazně přemýšlet nad tím, co kam patří.

Napsáno pro blog Můj pracovní stůl